El Archivo General de la Nación (AGN) emitió lineamientos, aplicables a todo el sector público, para mejorar la clasificación y búsqueda de documentos.

El énfasis será en la generación de una estructura tecnológica para la correcta clasificación y preservación de todos los materiales, incluidos los electrónicos. En este punto resaltan los mecanismos para asegurar la seguridad de los mismos.

Para hacer efectivo el derecho de acceso a la información, los sujetos obligados deben contar con archivos administrativos actualizados y confiables.

La importancia de los lineamientos radica no sólo en la forma en que el sector púbico clasificará los materiales sino la manera en que los convierta en generación de información útil en la toma de decisiones.

En esta materia, las nuevas reglas buscan establecer las bases para la creación y uso de sistemas automatizados de gestión y control.

El documento de archivo electrónico registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la dependencia; este material requerirá de un dispositivo electrónico para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, impresión, transmisión, respaldo y preservación.

Lo anterior también debe estar acorde a las nuevas exigencias de la Ley General de Transparencia.

El AGN tiene la potestad, en su caso, de modificar los lineamientos, con base en la opinión de otras instancias como el Inai y la Secretaría de la Función Pública.

Los servidores públicos deberán guiarse, para este trabajo, por los criterios de clasificación archivística y los catálogos documentales, así como las disposiciones en materia de conservación y organización de archivos.

Los responsables del archivo de trámite (los primeros cinco años luego de la generación del mismo); los de conservación (siguientes ocho años) y el histórico deberán informar a una coordinadora de archivos acerca de la eventual necesidad de cambios en los procedimientos.

En los lineamientos publicados ayer en el Diario Oficial de la Federación se plantean los requisitos para la funcionalidad y alimentación de este sistema. En particular, los métodos de captura, consulta, impresión de catálogos, así como lo relacionado a las firmas electrónicas.

A partir de hoy, las dependencias y entidades contarán con dos años para la instrumentación del sistema.

En los lineamientos se incluyen los metadatos mínimos que deberá contener el sistema; por ejemplo, la clasificación, plazos de conservación, baja documental, transferencia, software y versión para los formatos electrónicos y lapso de preservación, entre otros.